Crew-OS Zeiterfassung

Crew-OS ist nicht am Schreibtisch entstanden, sondern im Betrieb. Angefangen hat es bei Doc Phone in Darmstadt, einem Laden mit Werkstatt für Handy-Reparatur: Stundenzettel, die am Monatsende nie zusammenpassten, ein Dienstplan in der WhatsApp-Gruppe und ein halber Tag Arbeit für den Monatsabschluss. Also haben wir uns ein eigenes Werkzeug gebaut.

Danach musste es in zwei ganz anderen Betrieben funktionieren: in der Hochzeitslocation Garden Villa und im Restaurant Alm-Fernweh in Groß-Zimmern. Eine Werkstatt plant anders als eine Hochzeit, und die anders als ein Samstagabend im Service. Ein Programm, das alle drei abdeckt, gab es nicht zu kaufen. Deshalb ist Crew-OS so gebaut, dass es sich dem Betrieb anpasst und nicht umgekehrt. Jede Funktion steht drin, weil sie in einem der drei Betriebe gefehlt hat: die Stempeluhr, die auch ohne WLAN weiterläuft, das Onboarding in mehreren Sprachen, der Stundennachweis, den jeder Mitarbeiter selbst bestätigt.

Unsere Mission: Kleine Betriebe mit Schichtarbeit sollen ihre Verwaltung in einem System erledigen können, von der Einladung eines neuen Mitarbeiters bis zur Übergabe an den Steuerberater. Ohne Zettel, ohne Excel und ohne dass der Inhaber dafür Abende opfert. Ab 2027 müssen Arbeitszeitnachweise ohnehin elektronisch geführt werden. Wir wollen, dass dieser Schritt für einen Betrieb mit zehn Leuten genauso einfach ist wie für einen Konzern.

Hinter Crew-OS steht Michael Samman, Mitunternehmer der drei Betriebe. Wir nutzen die Software jeden Tag selbst und tragen jeden Fehler am nächsten Morgen selbst.

Crew-OS ist die Team-App für Betriebe mit Schichtarbeit. Sie deckt in einem System ab, wofür kleine Betriebe sonst Zettel, Excel, WhatsApp und drei verschiedene Programme brauchen:

– Schichtplan: offene Schichten ausschreiben, Schichten tauschen, Verfügbarkeiten abfragen

– Zeiterfassung: Stempeluhr am Tablet, per App, QR-Code oder NFC-Aufkleber – auch ohne Internet

– Urlaub, Krankmeldung und Abwesenheiten

– Digitale Personalakte: Verträge, Formulare und Nachweise, mit Unterschrift am Handy

– Stundennachweis: Jeder Mitarbeiter bestätigt seine Stunden am Monatsende selbst

– Monatsabschluss: Auszahlung oder Übertrag je Person, DATEV-Export und ein eigener Zugang für den Steuerberater

Warum Crew-OS anders ist:

1. Der Weg hört nicht beim Dienstplan auf. Dienstplan und Stempeluhr bieten viele Programme. Was danach kommt – Stundennachweis, Monatsabschluss, Übergabe an den Steuerberater und der Abgleich der fertigen Lohnabrechnung mit dem Kontoauszug – deckt fast kein Wettbewerber in einem System ab. Genau dort verlieren Inhaber heute ihre Zeit.

2. Im Betrieb gebaut. Crew-OS läuft täglich in einer Werkstatt, einer Eventlocation und einem Restaurant. Deshalb funktioniert die Stempeluhr auch dann, wenn das WLAN ausfällt, und deshalb lässt sich das System an jede Branche anpassen, statt auf eine festgelegt zu sein.

3. Bezahlbar für kleine Betriebe. Ab 1,50 € je aktivem Mitarbeiter im Monat, ohne Mindestumsatz. 28 Tage kostenlos testen, der Test endet von selbst.

4. Der Markt muss handeln. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Arbeitszeitnachweise in Deutschland elektronisch geführt werden (§ 8 BVV). Gastronomie, Gebäudereinigung und Sicherheitsgewerbe sind schon heute verpflichtet, die Arbeitszeit jeder Kraft aufzuzeichnen. Viele dieser Betriebe arbeiten noch mit Papier und Excel und brauchen in den nächsten Monaten eine Lösung.

Crew-OS gibt es im Browser und als App für iPhone, iPad und Android.