HR: HOYER Group nutzt WhatsApp für Recruiting

Ein zusätzlicher Kanal wie WhatsApp kann Recruitingprozesse beschleunigen. Voraussetzung: Zielgruppe, Kontext und Maßnahmen greifen sinnvoll ineinander.

Die HOYER Group hat gemeinsam mit dem HR-Softwareanbieter rexx systems einen neuen Recruiting-Kanal eingeführt: Bewerbungen per WhatsApp. Seit der Einführung im Juli 2023 gingen über diesen Kanal bereits mehr als 200 Bewerbungen ein. Die einfache Nutzbarkeit und Integration in bestehende Prozesse sorgten für schnellere Bewerbungsprozesse. Direkt daraus resultierend auch die ersten Einstellungen.

Schneller bewerben, besser erreichen

In vielen Branchen entscheidet heute vor allem Geschwindigkeit über den Erfolg im Recruiting. Das gilt insbesondere bei schwer erreichbaren Zielgruppen wie Fahrer:innen oder gewerblich-technischem Personal. Die HOYER Group reagierte auf diese Herausforderung mit einem niedrigschwelligen, digitalen Angebot: Über die Lösung „Bewerben via WhatsApp“ von rexx systems konnten Bewerber den gesamten Bewerbungsprozess bequem per Smartphone durchlaufen.

Unser Modul ‘Bewerben via WhatsApp’ zeigt, dass sich digitale Recruiting-Strategien schnell auszahlen, wenn Unternehmen dort präsent sind, wo ihre Zielgruppe unterwegs ist.

Felix Köhnecke, Senior Sales Manager bei rexx systems

Seit der Einführung des WhatsApp-Bewerbungskanals bei der HOYER Group gingen über 200 Bewerbungen über den Messenger ein. Besonders bemerkenswert: Rund zwei Drittel der Bewerber:innen wurden zu Vorstellungsgesprächen eingeladen. In einigen Fällen führten die Bewerbungen sogar direkt zu Einstellungen, ohne dass der Kommunikationskanal WhatsApp verlassen werden musste.

In den ersten sieben Monaten nach Einführung des neuen WhatsApp-Kanals verzeichnete HOYER insgesamt 156 eingegangene Bewerbungen über diesen Weg. Dabei wurde die Bewerbungsmöglichkeit bislang nur bei etwa der Hälfte der ausgeschriebenen Stellen angeboten. Zudem verzichtete das Unternehmen bewusst auf zusätzliche Werbemaßnahmen wie QR-Codes bei Veranstaltungen oder Messen, was das Ergebnis umso bemerkenswerter macht.

So funktioniert das Bewerben via WhatsApp

Die Anwendung ist einfach: Interessierte scannen einen QR-Code zum Beispiel auf Stellenanzeigen oder Fahrzeugen. Damitt startet ein automatisierten Bewerbungsdialog direkt in WhatsApp. Ein Chatbot fragt relevante Informationen wie Kontaktdaten, Berufserfahrung und Verfügbarkeit ab. Auf Wunsch können Unterlagen hochgeladen werden. Die gesammelten Informationen werden anschließend automatisiert in die rexx Suite überführt und stehen dort dem HR-Team zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.

Neue Standards im Recruiting

Die hohe Bewerbungsbereitschaft und die kurze Time-to-Hire belegen laut rexx systems, dass mobile und intuitive Bewerbungsprozesse zunehmend an Bedeutung gewinnen. Vor allem Unternehmen mit regelmäßigem Personalbedarf im gewerblichen oder logistischen Bereich profitieren von diesen vereinfachten Prozessen.

Viele Fachkräfte, gerade in operativen Berufen, suchen nicht aktiv auf Karriereportalen, sondern entdecken Jobangebote mobil. Mit WhatsApp senken wir die Einstiegsbarrieren und ermöglichen Bewerbungen in wenigen Klicks.

Gianluca Winkel, Chief Technology Officer bei rexx systems

Voraussetzung: Kenntnis der Zielgruppe

Ein zusätzlicher Bewerbungskanal wie WhatsApp kann für Unternehmen durchaus eine sinnvolle Ergänzung im Recruiting-Mix sein, insbesondere dann, wenn zentrale Positionen schwer zu besetzen sind. Gleichzeitig zeigt sich aber auch, dass dieser Ansatz nicht für jede Zielgruppe und jede Organisation gleichermaßen praktikabel ist. Erfolgreiche Nutzung setzt ein klares Verständnis der Zielgruppe voraus sowie gezielte Maßnahmen, um potenzielle Bewerber überhaupt auf diesen Kanal aufmerksam zu machen. Möglichkeiten wären etwa gut platzierte QR-Codes und begleitende Marketingmaßnahmen. Gerade kleine und mittlere Unternehmen (KMU) stoßen hier jedoch schnell an ihre Ressourcen- und Budgetgrenzen, was den effektiven Einsatz erschweren kann.

Besonders interessant wäre eine Analyse zur Nutzung des WhatsApp-Moduls im Kontext von Sozialunternehmen: Während dort tendenziell viele kommunikationsstarke Persönlichkeiten arbeiten, stellt sich die Frage, wie und wo man diese Zielgruppe im Alltag gezielt erreichen und aktiv zur Bewerbung via Messenger motivieren kann. Während sich für Logistikberufe wie bei HOYER relativ klare physische Treffpunkte identifizieren lassen (Hafenzufahrten, Autobahnraststätten oder sonstige Verkehrsknotenpunkte) ist die Lage bei pädagogischen oder pflegerischen Berufen deutlich diffiziler.

Kindergärtner, Sozialpädagogen oder Pflegefachkräfte haben in der Regel keine vergleichbaren Sammelpunkte im öffentlichen Raum. Ihre Arbeitsorte sind über viele kleine Einrichtungen wie Kitas, soziale Träger oder Pflegeeinrichtungen verstreut. Auch ihre Wege zur Arbeit sind oft individuell und nicht auf zentrale Infrastruktur angewiesen. Dadurch wird es erheblich schwieriger, gezielte Werbeflächen mit QR-Codes zur Bewerbung via WhatsApp strategisch zu platzieren.

Fazit: Digitale Tools verkürzen den Weg zum Job

Die Einführung von WhatsApp als Bewerbungskanal zeigt: Digitale Innovationen im Recruiting bieten nicht nur Komfort für Bewerber, sondern unterstützen Unternehmen dabei, Prozesse zu beschleunigen und zielgruppengerecht zu kommunizieren. rexx systems kündigt an, das Modul weiter auszubauen und mit weiteren Funktionen zu ergänzen. Dazu sollen auch eine KI-gestützter Vorauswahl oder automatisierten Rückmeldungen gehören.

Insbesondere bei unspezifischen Zielgruppen oder Berufen mit schwer erreichbaren potenziellen Bewerbern kann ein klassischer Recruiting-Funnel dabei helfen, die Maßnahmen zu strukturieren und zu fokussieren. Auch rexx systems unterstützt diesen methodischen Aufbau innerhalb seiner HR-Software.