Rechnung stornieren leicht gemacht: Ein Leitfaden

Fehler in Rechnungen sind keine Seltenheit, sei es durch ein verrutschtes Komma oder eine falsche Adresse. Wenn du den Fehler entdeckst, bevor die Rechnung versendet wurde, lässt sich dieser einfach korrigieren. Komplizierter wird es, wenn die Rechnung bereits beim Kunden angekommen ist und bezahlt wurde. In solchen Fällen ist eine Stornierung der ursprünglichen Rechnung notwendig. Dieser Artikel zeigt dir, wie man eine Stornorechnung korrekt erstellt und worauf dabei zu achten ist. 

Was du bei der Rechnungserstellung beachten solltest

Nachdem eine Dienstleistung erbracht oder ein Produkt geliefert wurde, ist es Zeit, eine Rechnung zu schreiben. Hierfür hast du laut Gesetz maximal sechs Monate Zeit (gemäß § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG). Der Gesetzgeber hat auch genaue Vorgaben zur Gestaltung von Rechnungen gemacht, festgelegt in § 14 Absatz 4 UStG.

Folgende Pflichtangaben dürfen auf deiner Rechnung nicht fehlen:

• Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers
• Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
• Datum der Rechnungsausstellung
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Menge und Art des Produkts oder der Dienstleistung
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
• Netto-Betrag, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen
• Ausgewiesene Umsatzsteuer
• Eventuelle Boni, Rabatte oder Skonti
• Hinweis auf Umsatzsteuerbefreiung bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung

Typische Fehler bei der Rechnungsstellung

Fehlerhafte Rechnungen können durch verschiedene Mängel entstehen, wie etwa:

• Inkorrekte Rechnungsbeträge
• Doppelt vergebene Rechnungsnummern
• Falsche Empfängeranschriften
• Fehlerhafte Umsatzsteuerberechnungen
• Vergessene Hinweise auf Steuerbefreiung bei Kleinunternehmern
• Fehlende Steuernummern
• Ausgelassener Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung

Vorgehen bei fehlerhaften Angaben auf der Rechnung

Bei einer unbezahlten Rechnung genügt eine einfache Korrektur. Ist die Rechnung jedoch schon verbucht, ist eine Stornierung & Neuausstellung unumgänglich. 

Gut zu wissen: Kleinere Tippfehler bedürfen normalerweise keiner Korrektur, es sei denn, sie betreffen wichtige Pflichtangaben wie die Rechnungssumme.

Richtige Stornierung von Rechnungen

Das Stornieren einer Rechnung ist ein wichtiger Prozess im Rechnungswesen, der besonderer Aufmerksamkeit bedarf. Dies gilt insbesondere dann, wenn eine Rechnung bereits beim Kunden ist oder sogar schon bezahlt wurde. Hier sind die Schritte, die du für eine korrekte Stornierung beachten solltest:

1. Überprüfung der Rechnungszahlung: Zunächst solltest du feststellen, ob die Rechnung vom Kunden bereits beglichen wurde. 

2. Erstellen einer Stornorechnung: Eine Stornorechnung hebt die ursprüngliche Rechnung auf. Sie muss alle Pflichtangaben der originalen Rechnung enthalten, einschließlich der ursprünglichen Rechnungsnummer & des Datums. Zusätzlich muss sie eine neue, eindeutige Rechnungsnummer erhalten & den Rechnungsbetrag als negativen Betrag ausweisen. 

3. Kommunikation mit dem Kunden: Es ist wichtig, dass du den Kunden über die Stornierung & die Gründe dafür informierst. Eine klare & transparente Kommunikation kann helfen, Missverständnisse zu vermeiden & das Vertrauen zu erhalten.

4. Beachtung steuerlicher Aspekte: Eine Stornorechnung muss den Anforderungen des Finanzamtes entsprechen. Stelle sicher, dass die Stornierung in deiner Buchhaltung korrekt erfasst wird, um Probleme bei der Umsatzsteuerabrechnung zu vermeiden.

5. Erstellung einer neuen, korrigierten Rechnung: Nachdem die Stornorechnung erstellt und verbucht wurde, solltest du eine neue, korrigierte Rechnung ausstellen. Diese sollte alle korrekten Angaben enthalten und als separate Rechnung behandelt werden.

6. Dokumentation und Archivierung: Alle drei Dokumente – die ursprüngliche Rechnung, die Stornorechnung und die korrigierte Rechnung – müssen sorgfältig dokumentiert und archiviert werden. 

Eine moderne Buchhaltungssoftware wie sevDesk kann den Prozess der Rechnungskorrektur und Stornierung erheblich vereinfachen. Solche Programme bieten oft automatisierte Funktionen für die Erstellung von Stornorechnungen an, die im Hintergrund alles steuerliche korrekt verbuchen und so Fehler vermeiden.

Fazit

Fehler können beim Rechnungen schreiben passieren. Wichtig ist nur, dass du korrekt darauf reagierst: Es ist entscheidend, diese entweder zu korrigieren oder die Rechnung zu stornieren, abhängig davon, ob der Betrag bereits bezahlt wurde oder nicht. Professionelle Rechnungsprogramme wie sevDesk unterstützen dich bei der korrekten Erstellung und Stornierung von Rechnungen und erleichtern somit die Buchhaltung erheblich. Profitiere jetzt von 50% Rabatt auf alle 12- und 24-Monatstarife bei sevDesk mit dem Code STARTBASE50.