Mitarbeiter einstellen: Was Gründerinnen und Gründer beachten müssen

Als One-Man-Show lässt sich langfristig kein Unternehmen aufbauen. Doch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einzustellen, ist ein komplizierter Prozess mit vielen bürokratischen Fallstricken. Ein Überblick über die wichtigsten Stolpersteine.

Genies haben den Ruf, eher sozialunverträglich zu sein. Das Bild des geplagten Tüftlers, der allein in seiner Garage werkelt, prägten schon berühmte Sonderlinge wie Nikola Tesla. Wirklich praktikabel ist das aber nicht, wenn aus einer guten Idee einmal ein funktionierendes Unternehmen werden soll. Ohne Mitarbeiter geht es nicht. Niemand hat den Überblick und die Fähigkeiten, um langfristig alles selbst zu machen, es braucht Fachleute in allen Bereichen, von Personalmanagement über Vertrieb bis zum Marketing.

Mitarbeiter auszuwählen und richtig anzustellen, ist aber gar nicht so einfach. Die Vorgaben sind gerade in Deutschland erwartungsgemäß streng, ein personeller Fehlgriff kann wiederum gerade am Anfang einer Firmengeschichte teuer werden. Eine kleine Checkliste für angehende Arbeitgeber.

Wie finde ich die passenden Mitarbeiter?

Ganz wichtig: Nicht einfach wild drauf los suchen. Gründerinnen und Gründer sollten sich sehr genau überlegen, bei welchen Aufgaben sie überhaupt Entlastung benötigen. Brauchen sie etwa einen Marketing-Fachmann oder jemanden, der sich mit dem Vertrieb auskennt? Darüber hinaus sollte direkt klar sein, wie viel Arbeitszeit der neue Kollege oder die neue Kollegin mitbringen sollte und wie viel Budget für sein Gehalt bereitsteht. Je konkreter die Anforderungen und das Angebot, desto eher kommt am Ende ein passender Kandidat.

Gerade in frühen Unternehmensphasen kann es Sinn ergeben, nicht direkt eine Vollzeitkraft einzustellen. Stattdessen reichen vielleicht zunächst ein Mini- oder Midijobber. Dabei entfallen zum Beispiel Sozialabgaben weitestgehend, lediglich Pauschalbeträge müssen abgeführt werden. Auch bei studentischen Hilfskräften entfallen viele der Formalitäten, die bei einer Vollzeitarbeitskraft anstehen. 

Für die Suche können sich Unternehmensgründer natürlich der üblichen Portale bedienen. Jobbörsen wie Stepstone sind eine erste Anlaufstelle. Es gibt auch spezielle Portale für Start-ups, etwa startupjoblist.com, sowie Newsletter für die Szene. Gerade bei frühen Angestellten kann es sich auch lohnen, das eigene Netzwerk zu scannen und zu schauen, ob es einen passenden Kandidaten im Bekanntenkreis gibt.

Welche Formalitäten muss ich beachten?

Egal, in welches Beschäftigungsverhältnis der Beschäftigte kommt: Einen sauberen Arbeitsvertrag braucht er in jedem Fall. Einige Dinge gehören hier unbedingt rein,  zum Beispiel Arbeitszeit, Arbeitsort, Urlaubsregelungen, die Probezeit und Kündigungsfristen. Oft gibt es online Vorlagen - etwa bei den Industrie- und Handelskammern - auf der sicheren Seite ist man aber, wenn man einen Anwalt hinzuzieht. 

Ist das Arbeitsverhältnis dann unter der Fach, muss der Arbeitgeber eine Betriebsnummer bei der Bundesagentur für Arbeit beantragen, um sich offiziell als Arbeitgeber zu registrieren. Das geht mittlerweile auch online. Diese Nummer braucht man dann unter anderem, um die Sozialversicherungsabgaben abzuführen. Das geht  bei der für den Arbeitnehmer zuständigen Krankenkasse. Die dafür notwendigen Unterlagen – zum Beispiel Mitgliedsbescheinigung und die Rentenversicherungsnummer – muss der Arbeitnehmer zur Verfügung stellen.

Neben der Sozialversicherung müssen Mitarbeiter auch bei der gesetzlichen Unfallversicherung gemeldet werden. Diese zahlt bei Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten. Die Beiträge entrichtet hier der Arbeitgeber, es kommen also Kosten auf den Unternehmer zu. Zu guter Letzt erwartet auch das Finanzamt eine Meldung zu den neuen Angestellten. Denn der Arbeitgeber muss für diese die Lohnsteuer einbehalten. Auch das geht mittlerweile über das Internet. Wie hoch der Satz ist, hängt von der Bezahlung ab, er geht von 0 bis 50 Prozent. Auch die Steuerklasse des Arbeitnehmers spielt hierbei eine Rolle. 

Bei der Herstellung und dem Verkauf von Lebensmitteln kommt noch ein Besuch beim Gesundheitsamt dazu. Denn auch das erwartet dann eine Meldung sowie eine Unbedenklichkeitsentscheidung vom Amtsarzt für den Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin.

Mit welchen Kosten muss ich rechnen?

Mitarbeiter sind nicht günstig. Die tatsächlichen Kosten, die eigentlich immer über das Bruttogehalt hinausgehen, sollten angehende Arbeitgeber also zuvor berechnen. Wie bereits beschrieben muss er dafür auf das eigentlich Gehalt noch Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung draufschlagen sowie die gesetzliche Unfallversicherung draufschlagen. Dazu kommen noch Umlageverfahrenszahlungen (Absicherung des Arbeitgebers gegen längerfristige Ausfälle seiner Angestellten) an die Krankenkassen und Insolvenzgeld (Absicherung der Arbeitnehmer für den Insolvenzfall). 

Pauschale Aussagen sind schwierig, aber etwa 20 Prozent Kosten kommen in der Regel noch hinzu, wenn  ein Start-up neue Mitarbeiterinnen und MItarbeiter einstellt. Bei einem Bruttogehalt von 2000 Euro summiert sich das sogenannte Arbeitgeberbrutto ohne betriebliche Altersvorsorge, Kirchensteuer und ähnliches, bei Steuerklasse 1, auf 2.400 bis 2.500 Euro.

Wer aber mittelfristig aus der eigenen Garage heraus möchte, der kommt nicht drumherum.