Reisekostenabrechnung leicht gemacht

Das Start-up Circula will den neuen Standard im Reisekosten- und Spesenmanagement setzen. Kann das gelingen?

Wer Nikolai Skatchov fragt, welches Problem er mit seinem Start-up Circula löst, der erntet erstmal ein tiefes „hmmm“. Der Gründer sitzt vor seinem aufgeklappten Laptop in Berlin, nimmt sich Zeit, überlegt, wie er seine Idee am besten erklären kann, dann legt er los: „Wir nehmen Arbeitnehmern und auch Mitarbeitern der Finanzbuchhaltung die Kopfschmerzen.“

Eine neue Wunderpille haben sie bei Circula aber nicht entwickelt. Das Start-up glaubt viel mehr, eine einfache Lösung gefunden haben, wenn es um die Bearbeitung von Mitarbeiterausgaben wie zum Beispiel bei Reisekosten geht.

Nur, kann man damit in Zeiten von Corona überhaupt bei den Unternehmen durchdringen? Der Verband Deutsches Reisemanagement (VDR) schlug noch im November Alarm. Die Zahl der Geschäftsreisen gehe weiter zurück. Circular hat es zuletzt dennoch nach eigenen Angaben geschafft, neue, Kunden zu gewinnen. Die größte Herausforderung ist für das Start-up eine andere: Es ist längst nicht der einzige Softwareanbieter zur Bearbeitung von Mitarbeiterausgaben.

Reisekosten abzurechnen hat lange Zeit für Mitarbeiter bedeutet, dass sie selbst Zettel ausfüllen mussten, Kassenbelege und Fahrttickets einklebten und das alles dann an die für die weitere Bearbeitung zuständige Abteilung geschickt haben. Die wiederum musste alles in ihr System einpflegen, unter Umständen Anteile berechnen, die Mitarbeiter erstattet bekommen. Das war für beide Seiten nervig und bedeutete zum Beispiel für Vielreisende gerne einmal mehrere Stunden Arbeit.

Inzwischen gibt es diverse Programme, die genau das erleichtern sollen. Die Rechnung einmal mit dem Handy abfotografieren und über eine App direkt weiterleiten, so sehen heute moderne Lösungen aus. Und genau in diesem Feld mischt auch Circula seit gut dreieinhalb Jahren mit. 

„Als ich noch bei Finleap, einem Startup-Inkubator in Berlin, gearbeitet habe, hatten wir für Spesen und Buchhaltung zum Beispiel eine ziemlich altmodische Software“, sagt Skatchov. „Sobald wir dann bei der Spesenabrechnung auch noch mit steuerlichen Fragen konfrontiert wurden, waren wir genervt und haben das ganze gerne einmal aufgeschoben.“ Für Skatchov, der schon immer etwas Eigenes gründen wollte, war das Grund genug. Gemeinsam mit seinem damaligen Arbeitskollegen Roman Leicht baute er Circula auf.

„Der Bereich Abrechnungssoftware befinde sich aktuell mitten in einem Generationenwechsel“, sagt er. Noch bedeute das: „Entweder man hat als Softwareanbieter das deutsche Steuerrecht berücksichtigt, dann ist das Programm aber meist sehr unübersichtlich und umständlich zu bedienen – oder es gibt ein Programm aus den USA, das sehr automatisiert, aber dann eben nicht auf das deutsche Steuerrecht angepasst ist.” Skatchov will beides in einer App: Einen automatisierten Prozess, der an das deutsche Steuerrecht angepasst ist. 

Für die reisenden Mitarbeiter ist Circula dabei eine App. Mit ihr können sie unter anderem Belege scannen und automatisch auslesen lassen, sie können PDF-Rechnungen weiterleiten oder die Liste der Bewirtungsgäste direkt aus dem Kalender importieren. Vorgesetzte können im Anschluss – entweder ebenfalls per App oder auf dem Computer – zum Beispiel die eingereichten Auslagen freigeben oder die Kosten auswerten, indem sie die Filter- und Suchfunktion nutzen. Buchhalter bekommen die Daten im Anschluss zugesandt. Sie können etwa ihre Kostenrechnung individuell konfigurieren und haben die Möglichkeit, sich Duplikate von versehentlich doppelt eingereichten Rechnungen anzeigen zu lassen. 

Doch mit SAP Concur gibt es bereits zum Beispiel eine ähnliche Lösung, und das von einem etablierten Anbieter. Mit integriert ist dabei sogar noch das Buchen von Reisen. Große Kunden wie Bayer, IBM oder Zalando vertrauen laut der Webseite von SAP Concur auf diese Software. Kommt Circula damit also doch zu spät? 

„Unsere Software wird heute von vielen Start-ups bis hin zu Konzernen genutzt – die meisten unserer Kunden könnte man von ihrer Größer her aber dem Mittelstand zuordnen“, sagt Skatchov. Für die will er eine besser angepasste Lösung bieten als die vom großen Konkurrenten. Skatchov ruft zur Verdeutlichung eine Grafik auf seinem Laptop auf und teilt den Bildschirm. Darauf zu sehen sind die Unternehmen in Deutschland nach ihrer Anzahl der Mitarbeiter. Der Grafik zufolge fallen auf die Firmen mit mehr als 10.000 Mitarbeitern gut fünf Millionen Mitarbeiter, aber es gibt eben auch gut sieben Millionen Mitarbeiter bei Unternehmen mit einer Größe von 1.000 bis 10.000 Mitarbeiter. „Das ist das Segment, was zwar international agiert, aber für die so ein Flaggschiff wie SAP Concur teilweise nicht passt“, sagt Skatchov. Und genau dort will er hin. Für sie alle die passende Lösung anbieten. Erst nur für Unternehmen in Deutschland, zukünftig aber auch in anderen europäischen Ländern, wie Skatchov sagt. Mit seinem Ansatz hat er schon N26, die AXA oder den BDI als Kunden gewinnen können.

Ein Argument, mit dem der Gründer punkten will: Der IT-Dienstleister für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte DATEV ist mit Circula zuletzt eine strategische Partnerschaft eingegangen. Im Oktober empfahl das Magazin des IT-Dienstleisters dann auch direkt mal Skatchovs Start-up für die Abrechnung von Spesen und Reisekosten zu nutzen. Der nächste Schritt auf dem Weg zum großen Softwareanbieter ist damit gemacht.