Schluss mit den Notizen bei Meetings

Eine sich stetig wandelnde Welt, Automatisierungen im Alltag und trotzdem sitzen wir täglich Stunden lang in Meetings und wissen schon kurz danach nicht mehr, worum es ging. Die Gründer von Tucan.ai Florian Polak, Michael Schramm und Lukas Rintelen wollen dafür eine gute Lösung gefunden haben. Im Interview berichten sie, wie sie auf ihre Idee gekommen sind, warum diese so einzigartig sei und warum auf die Schnauze fallen einfach dazu gehört. Nebenbei haben wir ihre Software direkt getestet und waren überrascht.

Das Logo von Tucan.ai

Warum haben Sie ihr Start-up gegründet?

Es gibt viele andere Unternehmen, die Meetings besser machen wollen mit ganz unterschiedlichen Ansätzen. Die meisten bieten im Prinzip eine Transkription des Meetings an, wo man dann nach dem Meeting ein Protokoll erhält. Das Problem daran ist, dass wenn wir jetzt eine halbe Stunde miteinander reden, erhält man am Schluss 8-10 A4-Seiten je nachdem wie schnell man redet. Am Schluss schaut sich das nie wieder jemand an. Wir haben uns darauf fokussiert, neben dem Transkript, die wichtigsten Informationen aus dem Gespräch auszulesen und diese dann übersichtlich auf einer Seite zu präsentieren. Das Ganze funktioniert mittels einer Spracherkennung.  Auf gut Deutsch heißt das „Ergebnis Protokoll“. Am Ende eines Meetings bekommt man durch uns sowohl das Wortprotokoll als auch die Zusammenfassung der wichtigsten Informationen des Meetings. Die Zusammenfassung kann man dann einfach an alle Teilnehmer des Meetings schicken und auch Personen, die es verpasst haben, wissen so, was die wichtigsten Informationen aus dem Meeting waren.

Wie sind Sie auf die Idee gekommen?

Ursprünglich haben wir ein bisschen was anderes gemacht, und zwar eine Podcastplattform mit dem Namen RecTag. Hier haben wir schon gemerkt, dass wir an einem Tag immer mehr Meetings hatten. Im Prinzip saßen wir bis zu 18 Stunden am Tag in reinen Meetings. Je größer unser Team geworden ist, umso mehr Meetings sind es geworden. Durch Corona ist das noch mal schlimmer geworden, da die Hemmschwelle Online-Meetings zu haben weiter gesunken ist. Wir haben dann schnell begonnen intern an einer Verbesserungsmöglichkeit zu arbeiten und haben dann letztes Jahr beschlossen, uns darauf zu konzentrieren und die Technologie in diesem Bereich voranzutreiben. Schnell kam ein großes Interesse von Kunden und deshalb sind wir nun dort angelangt, wo wir heute sind.

Noch mal kurz zusammengefasst, wie funktioniert Tucan?

Das Ganze funktioniert zweiseitig, sprich unser Produkt kann einerseits als Cloud Lösung verwendet werden oder (bei größeren Projekten) auch im System des Kunden installiert werden. Letzteres ist nur möglich, da wir die Technologie selbst aufgebaut haben und ist in dem Fall auch immer auf den einzelnen Nutzer personalisiert. Die Teilnehmer des Meetings können die Aufnahme steuern. Sie können sie starten und beenden aber auch Sachen einfließen lassen wie „Hey Tucan, fasse das Zitat zusammen“. Tucan lernt mit durch das Feedback, dass man ihm nach einem Meeting geben kann. So wird Tucan mit jedem Meeting mehr auf die Bedürfnisse des Nutzers angepasst.

Sie habt im vergangenen Jahr eine Finanzierung bekommen. Könnten Sie uns vielleicht erzählen, wie Sie es geschafft haben die Investoren zu überzeugen?

Es war ein langer und harter Weg. Als KI-Startup hat man eine lange Vorbereitungszeit und viel Entwicklungsarbeit. Das heißt, bevor man überhaupt anfangen kann, braucht man theoretisch schon Geld. Wir hatten am Anfang APX als Investor, damals noch als Accelerator von Axel Springer und Porsche. Mit relativ wenig Geld haben wir dann das Programm entwickelt, was ziemlich schwer war. Wir arbeiten an schwierigen KI Problemen (Spracherkennung einerseits und Texte zusammenfassen andererseits). Texte gut zusammen zu fassen bedeutet für das Programm sprachlichen Kontext zu verstehen, was für uns Menschen sehr einfach, für einen Computer aber unglaublich schwierig ist. Das Spannende an dem Thema ist, dass wir an vorderster Front arbeiten, dass Computer uns Menschen tatsächlich verstehen können. Die Implikationen daraus sind enorm! Im Laufe der letzten Monate konnte wir die ersten Kunden gewinnen, die uns wiederum weiteren Kunden empfohlen haben und so stieg unsere Glaubhaftigkeit sehr schnell. Im Juni dieses Jahrs haben wir dann unsere erste Investitionsrunde abgeschlossen und viele, auch namhafte Investoren wie zum Beispiel IBB Ventures, den spanischen VC Investor Faraday und dem Corporate VC der Telefónica Wayra als Hauptinvestoren dazu gewonnen.

Was hat Ihre Kunden dazu bewogen Sie weiterzuempfehlen?

Das lag hauptsächlich an zwei Gründen: unser Produkt ist vor allem im Deutschen deutlich präziser als andere Produkte am Markt (Die Gespräche werden richtig erkannt & die Zusammenfassung erfasst die wichtigsten Punkte) und wir sind üblicherweise sehr schnell darin Kundenfeedback zu lösen. Gerade am Anfang ist kein Software Produkt perfekt. Wir konnten allerdings einige Themen besonders schnell für unsere Kunden lösen (Kunden schreibt uns und das Problem wurde gelöst in teilweise unter 15 Minuten). Unser Learning hier ist, dass man gerade am Anfang selbst mit einer nicht perfekten Lösung exzellenten Service bieten kann. Der Nachteil daran ist, auch mal spät Abends oder am Wochenende arbeiten zu müssen. 

Könnten Sie einen Fehler, den Sie gemacht haben, genauer beschreiben woraus andere Start-ups etwas lernen könnten?

Ein sehr wichtiges Learning, dass wir erst nach einigen Fehlern gelernt haben ist, wie man richtig Nutzer Interviews führt. Wir haben Testern früher viele hypothetische Fragen gestellt (Wie würdest du uns verwenden? Was bräuchtest du noch für Features? etc.). Das Problem an hypothetischen Fragen ist, dass man so nie auf valide Learnings kommt. Stattdessen fragen wir heute immer nur nach ihrem aktuellen Prozess um besser herauszufinden wie unsere Lösung hier Mehrwert stiften kann. Ein Buch, dass ich mir gewünscht hätte viel früher gelesen zu haben ist zu diesem Thema der Mom Test.

Welche Tools nutzen Sie außer Tucan noch im Arbeitsalltag, die vielleicht auch anderen helfen könnten?

Unser Core-Thema mit Tucan ist es, anstrengende und repetitive kognitive Aufgaben zu automatisieren. Ein anderes Tool das wir verwenden und mit dem wir super zufrieden sind ist das Tool Getmoss, welches viele Buchhaltungsprozesse automatisiert. Indem wir sie verwenden sparen wir uns für die absehbare Zeit die Position einer internen Buchhaltung. Echt klasse!

Was sind Ihre nächsten Schritte?

Aktuell haben wir 16 Leute bei uns im Team, aber wir wollen es noch weiter ausbauen und uns in andere Länder ausbreiten. Derzeit suchen wir nach einer weiteren Person im Business Development um die Akquise Strukturen zu verbessern.

Wo sehen Sie Tucan in fünf Jahren?

Im Prinzip glauben wir, dass sich in den nächsten fünf bis zehn Jahren die Arbeitswelt in der wir heute leben fundamental ändern wird. Sämtliche repetitive, kognitive Arbeitsschritte werden automatisiert werden. Der Großteil unserer Arbeitszeit geht einfach drauf für Sachen, die im Prinzip eine Maschine besser machen könnte. Das heißt, wir glauben daran, dass wir alle durch automatisierte Prozesse wie zum Beispiel Tucan theoretisch weniger arbeiten müssten. Durch Tucan werden wir unseren Teil dazu beitragen, denn wir konzentrieren uns auf Meetings und die Idee das Meeting Spektrum abzudecken. Wir wollen das Leben einfacher machen, sodass man sich mehr auf die Sachen konzentrieren kann die einem Freude und Spaß machen.

Vielen Dank für das Gespräch.

Unser Fazit zu Tucan:

Nach dem Interview mit Lukas und Florian haben wir das Transkript unseres Gespräches via Tucan erhalten. Es wurde beinahe alles gesprochene 1:1 wiedergegeben und die wichtigsten Punkte hervorgehoben. Wie jede Anwendung in der Testphase ist auch Tucan noch nicht ohne Fehler. Nichts desto trotz bietet es eine unglaublich gute Grundlage, Meetings im Nachgang rekapitulieren zu können und auch ein Protokoll mit den wichtigsten Fakten an alle Beteiligten zu senden ohne das man selbst einen Aufwand hat.


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